Так что является недостачей, когда она может быть потребована с работника

Организация может взыскать с работника причиненный ей ущерб и в случае, если договор о полной материальной ответственности с работником не заключался. Пункт 2 ч. 1 ст. 243 предусматривает полную материальную ответственность в случае недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Полная материальная ответственность за недостачу ценностей, полученных по разовым документам, имеет место, как правило, когда работник привлекается для срочного получения, доставки, передачи имущественных ценностей, необходимых или направляемых работодателю, если отсутствует возможность поручить эту функцию тем, кто занят этим постоянно, в чьи трудовые обязанности это входит. С работниками, выполняющими указанные функции постоянно в силу трудового договора, заключается письменный договор о полной материальной ответственности.

Выдача разовой доверенности на получение ценностей работником, в трудовые обязанности которого не входит выполнение такого рода поручений, может иметь место только с согласия работника.

Выдача разовой доверенности означает разовую операцию. Если по разовому документу , выданному работнику, работодатель не получил материальных ценностей - это является недостачей.