В бухгалтерии сказали,что если справку не дадут датой перед операционной,то справку не примут.Как я должна правильно поступить?

Здравствуйте.я с сыном(19лет) по квоте были на операции в АЛМАТЫ В Каз НИИ глазных болезней с диагнозом,,отслойка сетчатки глаза ,,.Перед операцией сын узнавал,что когда я (как сопровождающее лицо) буду снимать жилье во время операции в Алматы и ездить к сыну на транспорте в институт,я должна собрать все документы и фискальные чеки ,печати поставить в организациях траснспорта и съема жилья.По этим документам здравоохранения через бухгалтерию нам должна вернуть деньги.И вот ,когда я пошла сдавать документы,то у меня их не приняли,яко бы не положено.приняли только документ проезда сына на поезде.действительно ли они правы или мне надо настоять на своем? И еще один момент.Меня ни кто не осведомил,что мне надо взять справку ВКК как сопровождающее лицо перед отъездом на операцию. Я об этом сама додумалась уже в Алматы. Я сейчас пытаюсь взять эту справку у врача окулиста,которая писала нам квоту на партал (об этом мне сказали в бухгалтерии),но может ли врач написать эту справку задним числом( перед 8Марта),т.к.госпитализация была 11 марта,тем более это ее промах. В бухгалтерии сказали,что если справку не дадут датой перед операционной,то справку не примут.Как я должна правильно поступить? Тем более,что без этой справки ВКК мне не вернут даже проезд на поезде,не то,что проживание.Надеюсь на Вашу помощь. Заранее благодарю.