Подготовка письменного обоснования на списание просроченной кредиторской задолженности - необходимые сведения и документы

Списание задолженности оформляется приказом или распоряжением руководителя организации.

Приказ может издаваться на основании служебной записки главного бухгалтера, в которой излагаются основание и причины возникновения задолженности с указанием первичных документов, причины, по которым задолженность не была погашена и другие необходимые данные, обосновывается истечение срока. Сами документы к такой записке не прикладываются (достаточно их перечислить).

Одним из документов, на основании которого готовятся предложения бухгалтерской службы, может быть акт инвентаризации кредиторской задолженности (если в организации проводилась инвентаризация). Следует иметь в виду, что руководитель может назначить такую инвентаризацию своим приказом.

При подготовке решений следует руководствоваться нормами главы 12 ГК РФ, регламентирующими исковую давность. Например, очень важным является норма, согласно которой признание долга должником прерывает срок давности, и он начинает течь заново (ст.203 ГК РФ). В качестве такого признания могут выступать акты сверки расчетов, письма с обещаниями перечислить задолженность, а также частичные платежи.

В судебной практике признано, что к действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва течения срока исковой давности, исходя из конкретных обстоятельств, в частности, могут относиться: признание претензии; частичная уплата должником или с его согласия другим лицом основного долга и/или сумм санкций, равно как и частичное признание претензии об уплате основного долга, если последний имеет под собой только одно основание, а не складывается из различных оснований; уплата процентов по основному долгу; изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признает наличие долга, равно как и просьба должника о таком изменении договора (например, об отсрочке или рассрочке платежа); акцепт инкассового поручения. При этом в тех случаях, когда обязательство предусматривало исполнение по частям или в виде периодических платежей и должник совершил действия, свидетельствующие о признании лишь какой-то части (периодического платежа), такие действия не могут являться основанием для перерыва течения срока исковой давности по другим частям (платежам). (п.20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ и Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 12, 15 ноября 2001 г. N 15/18 "О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности" ).

Отсюда ясно, что договора и счета-фактуры недостаточно. Для проверки обоснованности списания долга необходимо изучить всю переписку по договору, а также проверить все частичные платежи по конкретному основанию (счете-фактуре, накладной, акту приемки работ и т.п.).