Подготовка товарно-транспортной накладной и путевого листа при самостоятельной отгрузке товара на склад

При доставке товаров собственным транспортом, когда в документах на поставку цена перевозки не указана, водителю необходимо передать путевой лист и накладные на товар (Торг-12, УПД, и пр.). Чтобы подтвердить в налоговом учете расходы на доставку в этой ситуации, достаточно путевых листов (письмо ФНС России от 18.08.09 № ШС-20-3/1195). Покупателю товарно-транспортная накладная в этом случае тоже не нужна. Оприходовать товар можно по накладной ТОРГ-12 или УПД (письмо ФНС России от 18.08.09 № ШС-20-3/1195, письмо УФНС России по г. Москве от 01.11.2011 № 16-15/105706).

Однако товарно-транспортная накладная, жизненно важная для покупателя товара, не является критичной для перевозчика, который подтверждает свои доходы и без нее. Согласно постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т, далее также ТТН) является основным перевозочным документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Форма и порядок заполнения транспортной накладной должны устанавливаться Правилами перевозок грузов (п. 2 ст. 8 УАТ). В свою очередь, эти Правила должно утвердить правительство РФ (п. 3 ст. 3 УАТ). ... Следовательно, оформлять ТТН не нужно, любимая «игрушка» инспекторов – путевой лист.

При проверке ФНС может выявить либо отсутствие путевого листа, либо его неверное оформление. В данном случае «неверное оформление» трактуется гораздо шире, чем отсутствие отметок о предрейсовом контроле. Реквизиты путевого листа должны полностью соответствовать перечисленным в приказе Минтранса России № 152 от 18.09.08. Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе. При отсутствии или при неверном оформлении путевой лист перестаёт являться документом, подтверждающим затраты предприятия, и ситуация интерпретируется налоговой, как занижение предприятием своей прибыли.

Если вы пользуетесь автомобилем для бизнеса, нужно оформлять путевой лист. Постановление № 78 предписывает оформлять утвержденную форму путевого листа в основном только на один день или смену. А пункт 10 приказа № 152 допускает выписку одного путевого листа на срок, не превышающий одного месяца. Получается, что неспециализированные компании независимо от того, какую форму они применяют (утвержденную или собственную), вправе оформлять ее на любой срок в пределах месяца (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/2/77). Если, конечно, такого документа достаточно для оправдания суммы затрат (письмо от 07.04.06 № 03-03-04/1/32). Поэтому в самостоятельно разработанной форме путевого листа нужно предусмотреть период его применения.