Хранение копий личных документов в личном деле работника при передаче в архив.

При увольнении работника муниципального казённого учреждения личное дело передаётся в архив. Вопрос о том, какие копии документов можно оставить, регулируется трудовым законодательством и законодательством о персональных данных.

1. Обязательные документы для хранения:

- Приказ об увольнении.

- Трудовой договор и дополнительные соглашения.

- Личная карточка (форма Т-2).

- Копия трудовой книжки (если ведётся на бумаге).

- Документы, связанные с пенсионным обеспечением (например, СНИЛС, если использовался для отчётов).

2. Документы, которые обычно не рекомендуется хранить:

- Копии паспорта, ИНН, полиса, реквизитов зарплатной карты, документов об образовании (кроме случаев, когда они требуются для подтверждения льгот или специфики работы).

- Хранение таких копий после увольнения может нарушать Федеральный закон «О персональных данных» (№152-ФЗ), так как они не являются необходимыми для архивирования.

3. Рекомендации:

- Уточните внутренние инструкции учреждения и локальные нормативные акты.

- В архиве достаточно оставить только те документы, которые требуются для расчёта пенсии или подтверждения стажа (СНИЛС, трудовая книжка).

- Копии паспорта и ИНН лучше изъять или уничтожить, чтобы избежать избыточного хранения персональных данных.

Резюме: В личном деле после увольнения можно оставить обязательные кадровые документы (приказ, договор, личную карточку, копию трудовой книжки и СНИЛС). Копии паспорта, ИНН, полиса, реквизитов карты и документов об образовании обычно не должны храниться, если это не предусмотрено внутренними правилами. Рекомендуется провести экспертизу ценности документов согласно номенклатуре дел.

Если у вас есть похожий вопрос, его можно задать в форме ниже.