Увольнение и оформление табеля когда сотрудник по факту на работал

Летом в нашу организацию поступило письмо из уфсина о том что у нас работает сотрудник у кототорого статья уголовная. Что он неоднократно был за рулём в нетрезвом состоянии. В письме было прописано что он не имеет право работать у нас. Мы дали ответ о том что он не работает у нас водителем, он монтажник. После он уволился. Нас позвонили из уфсина . Эту инф мы сообщили и направили письмо. Сейчас нам прокуратура предъявляет что мы не ответили в срок и не отметили в трудовой книжке что бывший сотрудник привлекался или что то в этом роде. Дело в том что сотрудник кадров была на больничном и производила увольнение и запись в трудовой бухгалтер. Данный факт что кадровый специалист был на больничном, смягчит наше наказание?