Но они там 300 лет стоят и никто не знает откуда они взялись.

Ситуация, которую вы описываете, является распространённой проблемой в бухгалтерской практике, связанной с обнаружением неучтённого имущества. Разберём её по пунктам.

1. Правовая основа учёта основных средств. Основные средства принимаются к бухгалтерскому учёту по первоначальной стоимости, которая формируется из всех затрат на их приобретение, сооружение и изготовление (ст. 8, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ПБУ 6/01 «Учёт основных средств»). Ключевым условием является наличие документов, подтверждающих право собственности организации на объект (например, договор купли-продажи, акт приёма-передачи, накладная) и фактические затраты на его приобретение. Без таких документов оснований для постановки на баланс нет.

2. Инвентаризация как процедура. Инвентаризация (регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49) служит для выявления фактического наличия имущества и его сопоставления с данными бухгалтерского учёта. Она выявляет излишки или недостачи, но не создаёт право собственности. Обнаруженные излишки (неучтённое имущество) подлежат оприходованию, но только если организация может обоснованно считать их своими, что в вашем случае проблематично.

3. Проблема неизвестного происхождения. Стулья, которые «300 лет стоят» и чьё происхождение неизвестно, не могут быть автоматически признаны собственностью организации только на основании их нахождения в кабинете. Это противоречит принципам бухгалтерского учёта и может привести к правовым рискам:

- Риск претензий со стороны реального собственника. Если объявится владелец (например, предыдущий арендатор помещения или другая организация), ваша организация будет обязана вернуть имущество или возместить его стоимость, а бухгалтерский учёт окажется искажённым.

- Налоговые риски. Принятие к учёту имущества без документов может быть расценено налоговыми органами как занижение налоговой базы (если стоимость завышена) или как необоснованное увеличение расходов (при начислении амортизации), что повлечёт доначисления налогов, пени и штрафы.

- Административная ответственность. Нарушение правил ведения бухгалтерского учёта (ст. 15.11 КоАП РФ) может привести к штрафам на должностных лиц.

4. Как определить, какое неучтённое имущество можно ставить на баланс. Критерии для оприходования излишков, выявленных при инвентаризации:

- Наличие обоснованного предположения, что имущество принадлежит организации (например, оно было приобретено, но не учтено из-за ошибки, или получено безвозмездно с оформленными документами).

- Возможность документально подтвердить его стоимость (например, через рыночную оценку на дату оприходования, если нет документов о покупке).

- Отсутствие известных претензий со стороны третьих лиц.

В вашем случае эти критерии не выполняются: происхождение стульев неизвестно, документов нет, и есть риск появления собственника.

5. Практические рекомендации.

- Отказаться от постановки на баланс без документов, объяснив руководителю правовые и налоговые риски. Можно предложить оформить стулья как временно размещённые в помещении без права собственности.

- Провести внутреннее расследование для выяснения происхождения стульев (опрос сотрудников, проверка архивов). Если найдётся подтверждение принадлежности организации (например, старая накладная), можно поставить их на учёт с оформлением акта инвентаризации и приказом руководителя.

- Оценить рыночную стоимость через независимого оценщика, если будет принято решение об оприходовании, но это не устранит риск претензий собственника.

- Оформить протокол разногласий по результатам инвентаризации, если руководитель настаивает, чтобы зафиксировать свою позицию и снизить персональную ответственность.

Резюме: Поставить на баланс стулья неизвестного происхождения по результатам инвентаризации без документов нельзя — это незаконно и рискованно. Инвентаризация выявляет факт наличия имущества, но не заменяет документы, подтверждающие право собственности. Рекомендуется избегать таких операций, а для корректного учёта искать документальное обоснование или оставлять имущество неучтённым.

Учитывая сложность ситуации и потенциальные правовые последствия, настоятельно рекомендую обратиться к юристу или бухгалтеру с опытом в области учёта основных средств для консультации и помощи в документальном оформлении, если происхождение стульев удастся установить.