Когда предоставлять возражения по расходам на представителя?

Прямо в заседание. Как правило, суд выносит определение за одно заседание - затягивать нет смысла. Занижают не всегда - но чаще всего да.

Как удобно, можете предварительно почтой выслать, можете на судебное заседание свой отзыв с возражениями принести.

Обычно никогда не бывает, все индивидуально и все судебные процессы разные, могут и за одно заседание рассмотреть заявление о судебных издержках, а может и отложат.

Занижают только расходы на юриста, да и то, не всегда. Смотря сколько просят и как расходы обоснованы.

можете предварительно почтой выслать все

Лучше отправить возражения почтой (или через ГАС "Правосудие") до судебного заседания и принести копию с собой.

Это даст суду и другой стороне возможность заранее ознакомиться с вашей позицией, аргументами и расчетами. Предоставление документов непосредственно в заседании может затянуть процесс, так как другой стороне потребуется время на ознакомление, и заседание могут отложить.

В возражениях четко укажите:

какие расходы вы считаете чрезмерными;

почему именно (например, сложность дела была низкой, объем работы небольшой, средние цены на такие услуги в вашем регионе ниже);

приложите свои расчеты "разумной" суммы (если есть);

просите применить статью 100 ГПК РФ и снизить сумму расходов.

Да, как правило, вопрос о взыскании судебных расходов решается за одно судебное заседание.

Это отдельный (часто короткий) процесс, который происходит уже после принятия основного решения по делу. Судья рассматривает ходатайство выигравшей стороны о возмещении расходов, ваши возражения, приложенные доказательства оплаты и выносит определение.

Судьи не "всегда занижают", но они обязаны оценивать расходы на представителя на предмет их "разумности" и "соразмерности" сложности дела.

Согласно статье 100 Гражданского процессуального кодекса РФ, суд вправе уменьшить сумму расходов, если сочтет их чрезмерными.

Судебная практика пошла по пути активного применения этой нормы. Если заявленная сумма значительно превышает средние расценки на аналогичные услуги в вашем регионе или не соответствует объему выполненной работы, суд почти наверняка снизит сумму, иногда существенно.

Ваша задача как проигравшей стороны — аргументированно доказать чрезмерность расходов в своих возражениях, чтобы у судьи были законные основания для их снижения.