На основе чего составляются должностные инструкции?

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ

Несмотря на то что Трудовой кодекс РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. В статье разъясняются основные требования, предъявляемые к составлению должностной инструкции.

Должностная инструкция занимает важное место среди документов, разрабатываемых работодателями. Она подлежит применению в ходе осуществления деятельности по организации и управлению наемным трудом.

Задача должностной инструкции - установить функции, основные права, обязанности и ответственность работника в процессе осуществления им трудовой деятельности, а также квалификационные требования по предусмотренной штатным расписанием должности.

Значение должностной инструкции

Сложно переоценить значение должностной инструкции в сфере применения труда. Грамотное определение должностной инструкцией квалификационных требований по должности позволяет, например, объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, в т.ч. в процессе прохождения конкурса (избрания или выборов на должность), а также оценить деятельность работника в процессе его аттестации (соответствие его занимаемой должности).

В то же время четкое определение должностной инструкцией компетенции (прав и обязанностей) работника способствует, в частности, рациональному распределению трудовых функций между работниками организации (осуществлению разделения труда в целом) либо обеспечению осуществления надзора за соблюдением трудовой дисциплины работником (в т.ч. позволяет оценить поведение работника в случаях его наказания).

В ряде случаев должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя. Именно поэтому необходимо иметь представление о порядке ее составления.

Разработка должностной инструкции

Перечислим основные требования, которые необходимо знать при разработке должностной инструкции.

Во-первых, должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренных Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Указанные Справочники и порядок их применения утверждаются Правительством РФ.

Примечание. Порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 "О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" (ред. от 20 декабря 2003 г.) Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (далее - ЕТКС работ и профессий рабочих) состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих.

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее - ЕТКС руководителей, специалистов и служащих) состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих.

Следует отметить, что в соответствии с п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (в ред. Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.12.2006 N 63) работодатель вправе несколько расширить рамки квалификационных требований, установленных ЕТКС. Он вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, иные требования, обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона, либо которые необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы. Например, квалификационные характеристики, предусмотренные должностной инструкцией, могут содержать требование владеть одним или несколькими иностранными языками, уметь работать на компьютере и т.д.

Во-вторых, должностная инструкция составляется по каждой должности, имеющейся в организации. Она носит обезличенный характер. До заключения трудового договора работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись во всех случаях, предусмотренных трудовым законодательством:

- при заключении с работником трудового договора;

- переводе работника на другую работу (независимо от того, является ли перевод постоянным или носит временный характер, и т.д.);

- предложении работнику другой работы, вакантной должности (вакантных должностей) в порядке трудоустройства в случаях, предусмотренных ТК РФ.

В-третьих, структура должностной инструкции довольно четко определена. В ней должны быть указаны:

- наименование структурного подразделения;

- конкретная должность;

- реквизиты согласования и утверждения.

В-четвертых, должностная инструкция подлежит утверждению работодателем самостоятельно без участия представительных органов работников. Это обусловлено тем, что должностная инструкция, вопреки бытующему мнению, не является локальным нормативным актом в силу того, что не отвечает требованиям такого акта.

При оформлении должностной инструкции используются реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов .

--------------------------------

С 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который распространяется на все организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000), утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

Разделы должностной инструкции

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

I. Общая часть (Общие положения).

II. Функции.

III. Должностные обязанности.

IV. Права.

V. Ответственность.

VI. Взаимоотношения (связи по должности).

Раздел "Общие положения", как правило, предусматривает:

- квалификационные требования, предъявляемые к лицу, занимающему должность (см. схему 1);

- основополагающие организационные и правовые документы, которые обязан знать работник, поскольку, осуществляя свою деятельность, обязан ими руководствоваться.

┌───────────────────────────┐

┌──────────┤Квалификационные требования│

│ │ по должности │

│ └─────────────┬─────────────┘

│ \│/

│ ┌───────────────────────────┐

│ │ Квалификационные │

│ │ характеристики │

│ └───────────────────────────┘

│ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐

├─>│ предусмотрены│ │ должностной │

│ │ │ │ инструкцией │

│ └──────────────┘ └──────────────┘

│ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐

└─>│ определяются │ │ работодателем│

│ │ │самостоятельно│

└───────┬──────┘ └──────┬───────┘

└──────┬────────────┬──────┘

┌───────┘ └───────┐

\│/ \│/

┌───────────┐ ┌──────────────┐

│ на основе │ │ могут быть ├┐

└─────┬─────┘ └──────────────┘│

┌──────┴───────┐ ┌───────────┐ │

│ рекомендаций,│ │ увеличены ├───┤

│ содержащихся │ └───────────┘ │

│ в ЕКС │ ┌───────────┐ │

│ должностей │ │ расширены ├───┤

│руководителей,│ └───────────┘ │

│ специалистов │ ┌───────────┐ │

│ и служащих │ │ дополнены ├───┘

└──────────────┘ └───────────┘

Схема 1

При разработке раздела "Функции" следует учитывать положения, содержащиеся в ЕТКС рабочих и ЕТКС руководителей, специалистов и служащих. Здесь должна быть очерчена (отражена) трудовая функция, которую надлежит исполнять работнику, занимающему эту должность. Она не может превышать компетенцию структурного подразделения организации, за которым закреплена должность. Необходимо сформулировать основные направления деятельности работника.

Отметим, что трудовая функция работника (см. схему 2), предусмотренная трудовым договором, должна соответствовать функциям, предусмотренным в должностной инструкции. Трудовая функция работника, определенная соглашением сторон, может содержать не весь перечень, предусмотренный разделом "Функции". Таким образом, трудовые функции работников, занимающих одинаковые должности, могут быть неодинаковыми, но в пределах функции, предусмотренной должностной инструкцией по конкретной должности.

┌──────────────────────────────────┐

┌────┤ Трудовая функция работника ├───────┐

│ └──────────────────────────────────┘ │

│┌──────────────────────────────────────────┐ │

││ Работа по должности в соответствии со │ │

││ штатным расписанием, профессии, ││ трудовым│

│ │ │ сторон │ │ │ │договором│

└──────────────┘ └──────────────┘ └─────────────┘ └─────────┘

┌──────────────┐ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐

│в соответствии├──┤ с функцией ├───>│ в должностной│

│ │ │ │ │ инструкции │

└──────────────┘ └───────┬──────┘ └──────────────┘

┌─────────────────────────┘

│ ┌───────────────────────────┐

│ │ на рекомендациях, │

│ ┌──────────────┐ │содержащихся в ЕТКС работ и│

├─>│ Основана ├─────────┤ профессий рабочих, ЕКС │

│ └──────────────┘ │ должностей руководителей, │

│ │ специалистов и служащих │

│ └───────────────────────────┘

│ ┌─────────────────────────────┐

│ │ пределами компетенции, │

│ ┌──────────────┐ │ функций и задач отдела │

└─>│ Ограничена ├───────┤(структурного подразделения),│

└──────────────┘ │ за которым закреплена │

│ должность │

└─────────────────────────────┘

Схема 2

Справка. Раздел "Общие положения" может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации.

Следует отметить, что при формулировании условия трудового договора относительно трудовой функции работника необходимо соблюдать принцип возможного (реального) исполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей. Поэтому трудовая функция работника должна быть сформулирована четко по конкретной должности, предусмотренной штатным расписанием.

Нельзя не отметить, что раздел "Функции" является наиболее важным, поскольку работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, т.е. исполнения работником работы за пределами его трудовой функции. Так как в трудовых отношениях право одной стороны трудового договора корреспондирует с обязанностью другой стороны, то этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, изложенную в нем, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения.

Раздел "Должностные обязанности" представляет собой перечень обязанностей работника, предусмотренных ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или определяющие порядок обработки, хранения и использования персональных данных работников (Положение о персональных данных работников организации) и т.д. В то же время с учетом специфики работы (трудовой функции) могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя.

Раздел "Права" охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей.

Раздел "Ответственность" предусматривает меры юридической ответственности, которые могут быть применены к работнику в случае несоблюдения им требований должностной инструкции, установленных трудовым законодательством. Например, для отдельных категорий работников должностная инструкция может предусматривать полную материальную ответственность в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

Раздел "Взаимоотношения (связи по должности)" устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:

- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчиняться по работе;

- условия и порядок замещения временно отсутствующего работника. В этом разделе могут быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие условия его деятельности.

Внесение изменений

Должностная инструкция действует довольно продолжительное время, что вытекает из свойства трудового правоотношения, которое носит длящийся (продолжительный характер). В ряде случаев возникает необходимость внести в инструкцию соответствующие изменения.

Следует отметить, что работодатель вправе вносить в нее определенные изменения. При этом необходимо учитывать, что работодатель вправе единолично вносить изменения в должностную инструкцию относительно квалификационных требований; взаимоотношений (связи по должности), устанавливающих субординацию, подчинение, взаимозаменяемость при условии, что это не влечет за собой изменение условий трудового договора, определенных соглашением сторон. Трудовая функция работника, определенная соглашением сторон трудового договора в соответствии с функцией, определенной должностной инструкцией, может быть изменена только соглашением сторон.

Исходя из изложенного, представляется необходимым обратить внимание на Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников". Соглашаясь с мнением Роструда о том, что должностная инструкция является важным документом, нельзя признать убедительным утверждение о том, что работодатель вправе самостоятельно решить, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Роструд полагает, что работодатель уполномочен решать эти вопросы, поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован. Однако это не так.

Заметим, что ТК РФ предъявляет достаточно жесткие требования к изменению определенных сторонами условий трудового договора, особенно это касается трудовой функции работника.

Так, согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, включая перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора. Исключение составляют случаи, предусмотренные ТК РФ, например временный перевод, связанный с производственной необходимостью. При этом соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

В силу ст. 74 ТК РФ работодатель вправе в одностороннем порядке изменить условия труда при наличии условий, предусмотренных ТК РФ. Так, в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя. Однако даже в этом случае изменение трудовой функции работника не допускается.

Исходя из этого, представляется ошибочным вывод, сформулированный Рострудом относительно порядка внесения изменений в должностную инструкцию.

Обратите внимание! Работодатель не всегда вправе единолично изменить в должностной инструкции трудовую функцию работника.

Примечание. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Оформление должностной инструкции

Независимо от того, является должностная инструкция приложением к трудовому договору или утверждена как самостоятельный документ, она в любом случае подлежит утверждению как самостоятельный документ с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Разница состоит в порядке определения трудовой функции работника, его прав и обязанностей трудовым договором.

Если условиями трудового договора трудовая функция работника, под которой в силу ст. 57 ТК РФ понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы, предельно конкретизированы, то в ряде случаев необходимость ссылаться на должностную инструкцию работника отсутствует. Поэтому трудовая функция работника может быть изменена соглашением сторон в порядке, предусмотренном ст. 72 ТК РФ. При этом следует учитывать, что увеличение количественной составляющей трудовой функции (расширение объема полномочий работника) не может происходить без увеличения заработной платы работника. Поскольку это противоречит положению ч. 1 ст. 129 ТК РФ, согласно которой заработной платой работника является вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы.

Если трудовой договор содержит отсылочное условие, т.е. определяет трудовую функцию работника, его права и обязанности путем ссылки на должностную инструкцию, то конкретизация таких условий содержится в должностной инструкции, с которой работник должен быть ознакомлен при приеме на работу под роспись. При этом судебная практика, сложившаяся в ходе применения трудового законодательства, свидетельствует о необходимости в этом случае прилагать должностную инструкцию к трудовому договору, включая в его содержание условие о том, что должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора. В этом случае работодатель обязан выдать работнику должностную инструкцию на руки, надлежащим образом зафиксировав факт получения им документа.

Следует подчеркнуть, что как в первом, так и во втором случае трудовая функция работника, его права и обязанности установлены соглашением сторон. Разница состоит лишь в способе оформления достигнутого сторонами соглашения. Если трудовая функция работника определена в виде отсылочного условия трудового договора, то это означает, что стороны достигли соглашения по этому вопросу. Поэтому внесение в должностную инструкцию изменений, особенно если это связано с изменением обязательных условий трудового договора, должно осуществляться с соблюдением требований, предусмотренных ТК РФ.

Таким образом, если работодатель имеет намерение изменить квалификационные требования по должности, он вправе это сделать в одностороннем порядке, поскольку они не влекут за собой изменения условий, определенных соглашением сторон. Между тем изменение данных относительно, например, прав и обязанностей работника в силу ч. 8 ст. 74 ТК РФ не должны ухудшать его положение по сравнению с установленным коллективным договором соглашениями. Кроме того, изменение таких условий допускается при наличии условий и в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ.

Если речь идет об изменении трудовой функции, то работодатель не правомочен изменить ее в одностороннем порядке, в т.ч. путем внесения изменений в должностную инструкцию, поскольку это нарушает требования, предусмотренные ст. ст. 72, 74 ТК РФ.

Анализируя заключение Роструда о возможном изменении содержания должностной инструкции путем "заблаговременного уведомления об этом работника" и получения его согласия на продолжение трудовых отношений, можно сказать следующее.

Трудовая функция работника может быть изменена исключительно соглашением сторон. Между тем должностная инструкция подлежит утверждению единолично работодателем (в одностороннем порядке). Уведомление работника об изменении трудовой функции работника, предусмотренной должностной инструкцией, не менее чем за два месяца, т.е. в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ, недопустимо, поскольку в этом случае происходит нарушение ч. 1 ст. 74 ТК РФ.

Мнение Роструда, что в этом случае не происходит изменения условий трудового договора, несостоятельно, поскольку при заключении трудового договора соглашением сторон была определена трудовая функция работника, которая была предусмотрена должностной инструкцией, действовавшей на момент заключения трудового договора (приема работника на работу). Следовательно, изменение трудовой функции работника, предусмотренной должностной инструкцией, является изменением определенных соглашением сторон условий трудового договора относительно трудовой функции работника. Поэтому получение от работника согласия на продолжение трудовых отношений не является законным основанием для внесения изменений в должностную инструкцию.

Кроме того, несостоятельным является вывод Роструда о том, что в случае, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Поскольку должностная инструкция является приложением к трудовому договору, она не может быть изменена соглашением сторон.

Учитывая изложенное, представляется необходимым руководствоваться разъяснениями Роструда, изложенными в приведенном выше Письме с большой осторожностью, тем более что это Письмо не является нормативным документом и носит рекомендательный характер.

И.А.Костян

К. ю. н.,

доцент

кафедры трудового права

МГУ им. М.В. Ломоносова,

адвокат

Подписано в печать

11.08.2008

Похожие материалы

HR'ы начинают с себя. Функции и должностная инструкция HR-менеджера

Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию

Должностные инструкции: как не попасть в тупик

Об ответственности и безответственности, или как определить должностные обязанности работников?

Задачи vs. роли: как добиться успеха с помощью должностных инструкций