Обязательное использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты - последствия при использовании несоответствующих форм.

Уважаемый Владимир,

использование унифицированных форм является обязательным. В противном случае, подготовка и прием к учету приказов (распоряжений) по кадрам не по унифицированным формам будет являеться нарушением законодательства о бухгалтерском учете, что влечет за собой привлечение организации к налоговой ответсвенности (в частности ст. 120 НК РФ).

Прием на работу, переводы на другую работу, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнение и пр. с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями. В результате совершения этих операций бухгалтерией производятся соответствующие выплаты, и расходы по ним она обязана обосновывать на основании принятых к учету документов. В альбомах унифицированных форм содержатся формы приказов (распоряжений) о приеме, переводе, предоставлении отпуска и т.д. Это означает, что бухгалтерия должна принимать к учету и производить соответствующие выплаты, только если приказы (распоряжения) составлены по этим унифицированным формам. (п. 1 и п. 2 ст. 9 ФЗ от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») «все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Указанные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации….». В случае отсутствия формы в альбомах, документ составляется в произвольной форме, но с соблюдением требований этой же статьи (наличие обязательных реквизитов).

С 01.01.1999 первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997 - 1998 гг. в том числе по такому разделу учета, как учет труда и его оплаты (Постановление Госкомстата РФ совместно с Минфином РФ от 29.05.1998 N 57а, от 18.06.1998 N 27н).

А вот нарушения трудового законодательства не будет, т.к. ТК РФ не обязывает работодателей осуществлять кадровый учет строго с использованием унифицированных форм первичной учетной документации. Такое требование не содержится также и в подзаконных актах трудового законодательства.

С уважением,

Доникова М.