Как считаете вы, уважаемые юристы: правомерны ли вышеперечисленные действия работодателя?

Действия работодателя неправомерны! Никакого соглашения не подписывайте, защищайте свои права в судебном порядке.

Для сведения.

Уникальная одежда

В некоторых отраслях предусмотрена обязательная выдача сотрудникам униформы

Форменная одежда выступает элементом престижа, своеобразной визитной карточкой. Правда, в некоторых случаях она обязательна, например, в общественном питании, в ресторанах, барах должны быть форменная одежда и обувь с эмблемой. В кафе, столовых и закусочных форменная одежда необязательна (ГОСТ Р 50762-95, утвержден постановлением Госстандарта России от 5 апреля 1995 г. № 198).

Минфин России в письме от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99 уточняет признак форменной одежды – она доводит до сведения клиентов наглядную информацию о принадлежности работника к конкретному заведению, выполняется в единой цветовой гамме и содержит товарный знак или логотип (символику) бизнеса.

Одеваем работника

Для оприходования купленной одежды служат документы, полученные от продавца, а также приходный ордер формы М-4 (утвержден постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Выдача оформляется требованием-накладной по форме М-11.

Как правило, спецодежду работникам запрещается выносить за пределы работы, о чем сказано в пункте 24 Правил. Исключение, когда условие невозможно выполнить в связи со спецификой работы. Форменную одежду тоже можно передать подчиненному только для ношения ее в офисе либо в полное личное пользование, когда сотрудник по окончании срока ношения или при увольнении не должен ее возвращать. Последний вариант – оптимальный. Когда одежда в собственность сотрудника не передается, ее стоимость включить в расходы нельзя, даже если обязанность бизнесмена закупать одежду зафиксирована в трудовом или коллективном договоре (письмо Минфина России от 9 октября 2006 г. № 03-03-04/4/156).

Подтвердить использование спецодежды на службе поможет журнал учета выдачи и сдачи формы

Порядок выдачи формы лучше прописать во внутреннем документе, например, в положении о форменной (специальной) одежде, где указан порядок использования одежды, должности сотрудников, которым она выдается, элементы одежды, порядок выдачи и возврата, срок ношения и т. п. Поскольку норм на выдачу униформы нет, предпринимателю стоит самостоятельно их разработать и утвердить своим приказом. В контрактах с работниками стоит оговорить обязанность коммерсанта обеспечивать их одеждой для осуществления трудовых обязанностей.

Кстати, на всякий случай стоит оговорить случаи потери или порчи одежды. Согласно пункту 2 статьи 243 Трудового кодекса подчиненный несет полную материальную ответственность за недостачу ценностей, переданных ему. Но у бизнесмена должен быть документ, подтверждающий эту передачу – письменный договор, разовый документ (например, накладная по форме М-11).

Условия для расходов

Чтобы включить стоимость униформы в расходы, необходимо выполнение трех условий: наличие логотипа, передача в собственность работнику и закрепление выдачи спецодежды в трудовом (коллективном) договоре

Стоимость форменной одежды предприниматели на обычном или спецрежиме в момент ее выдачи включается в состав затрат на оплату труда (подп. 5 ст. 255, ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). При этом не имеет значения, предусмотрено или нет законом обеспечение сотрудников униформой. Здесь должны быть соблюдены определенные условия. Во-первых, наличие логотипа или названия. Во-вторых, передача в собственность сотрудника, и в-третьих, закрепление выдачи одежды в трудовом или коллективном договорах.

Расходы на спецодежду входят в материальные затраты (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо учитываются как амортизируемое имущество. Обычно стоимость не превышает 10 тыс. рублей, и срок полезного использования такой одежды – менее 12 месяцев, поэтому в большинстве случаев это будет материальный расход. В противном случае, она будет считаться амортизируемым имуществом. В Классификации основных средств (утверждены постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1) ее нет, поэтому коммерсант самостоятельно определит срок ее полезного использования, в течение которого будет списывать ее цену.

Налоговые последствия

Когда одежда передается временно, удерживать с работника НДФЛ не нужно. Ведь имущество принадлежит бизнесмену, а после окончания срока службы передается на склад для утилизации. Ее стоимость не является доходом сотрудника. Учтите, контролеры могут потребовать доказать, что одежда применяется только на службе. Здесь поможет, например, журнал учета выдачи и сдачи формы по окончании смены, выделенное место для переодевания и хранения одежды.

Если одежду подчиненный получает в личное распоряжение, она является его доходом в натуральной форме. В подобной ситуации коммерсанты на обычном режиме удерживают 13 процентов. Избежать этого можно, если безвозмездную передачу формы оформить документально. Подарки стоимостью до 4 тыс. рублей НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Когда сотрудник получает одежду в личное распоряжение, ее стоимость является доходом в натуральной форме, с которого нужно удержать налог на доходы

Налог на доходы не начисляется, если выдача формы предусмотрена законом (п. 3 ст. 217 НК РФ). То же касается ЕСН. Соцналог уплачивается с выплат по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (п. 1 ст. 236 НК РФ). Здесь выдача является обязанностью коммерсанта обеспечить сотрудников средствами, необходимыми для исполнения ими своих обязанностей (письмо Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/502). Когда одежда выдается по инициативе бизнесмена, уплата ЕСН зависит от того, учитываются ли затраты на ее покупку. Если нет, например, в трудовых договорах не оговаривается выдача униформы, тогда соцналог и пенсионные взносы не начисляются (п. 3 ст. 236 НК РФ).