Если объект находится за пределами юридического адреса головной компании и на объекте созданы рабочие места.

Здравствуйте, Мария!

Постараюсь максимально подробно ответить на Ваш вопрос.

Обособленное подразделение

Обособленное подразделение — это часть компании, которая находится по адресу, отличному от адреса в ЕГРЮЛ, и имеет минимум одно стационарное рабочее место, созданное на срок более одного месяца. Например, если компания арендует офис в другом городе, закупает там офисную технику и мебель, а также нанимает сотрудников для работы в этом офисе, это будет считаться обособленным подразделением.

Когда нужно оформлять ОП:

если сотрудники работают на стационарном рабочем месте (в офисе, на складе и т. д.) по адресу, отличному от юридического адреса компании;

если деятельность ведётся через постоянное рабочее место, а не удалённо.

Обязательность регистрации в налоговом органе: да. Компания обязана сообщить о создании обособленного подразделения в налоговую инспекцию по месту его нахождения в течение месяца с момента начала работы подразделения. Для этого используется форма С-09-3-1. Если ОП будет вести финансовые операции отдельно или начислять выплаты сотрудникам, его также нужно зарегистрировать в Социальном фонде России.

Ответственность за нарушения:

штраф 200 рублей для организации за непредоставление в ФНС обязательных документов в установленный срок (ст. 126 НК РФ);

штраф для должностных лиц (например, директора или бухгалтера) от 300 до 500 рублей по ст. 15.6 КоАП РФ;

если ОП самостоятельно выплачивает зарплату сотрудникам и не зарегистрировано в СФР, возможны дополнительные штрафы.

Удалённая работа

Удалённая (дистанционная) работа — это форма трудовой деятельности, при которой работник выполняет свои обязанности не по месту нахождения организации или её подразделений, а в ином месте, не находящемся под контролем работодателя. Взаимодействие с руководством и коллегами происходит через интернет и другие средства связи.

Когда можно оформить удалённую работу:

если сотрудники работают не на стационарном рабочем месте, а в любом месте по своему выбору (дома, в коворкинге, в другом городе и т. д.);

если нет необходимости в создании постоянного рабочего места в другом городе.

Оформление: с удалёнными сотрудниками заключается трудовой договор, в котором обязательно указывается дистанционный характер работы. В договоре также прописываются режим труда и отдыха, способы связи и порядок взаимодействия, техническое обеспечение (что предоставляет работодатель, а что — сотрудник) и другие условия. Подписать договор можно электронно, если обе стороны используют квалифицированную электронную подпись.

Ответственность за нарушения: если в трудовом договоре не будет указано, что работа выполняется дистанционно, трудовая инспекция может посчитать это нарушением и назначить штраф до 200 тысяч рублей по ст. 5.27 КоАП РФ.

Вот такая ситуация. Желаю искренне Вам удачи и просто отличного дня!

Здравствуйте.

Ситуация требует точного юридического анализа, так как грань между удаленной работой и обособленным подразделением очень тонкая, а ошибка ведет к серьезным налоговым и административным штрафам.

Ниже — развернутый ответ с указанием статей Налогового и Трудового кодексов, а также практические рекомендации.

1. Главный критерий: стационарность рабочего места

Ст. 11 НК РФ (абз. 2 п. 2):

«Обособленное подразделение организации — любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места».

«Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца».

Ключевые признаки обособленного подразделения:

Территориальная обособленность — адрес отличен от юридического адреса головной компании.

Наличие стационарных рабочих мест — оборудованное место, где сотрудник находится по графику (не удаленно), созданное более чем на 1 месяц.

Если эти два признака есть — возникает обязанность зарегистрировать обособленное подразделение в налоговой (ст. 83 НК РФ).

2. Когда можно не регистрировать обособленное подразделение?

Вариант 1. Удаленная работа (дистанционная) — ст. 312.1–312.9 ТК РФ.

Если с каждым сотрудником заключен трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ), и сотрудник самостоятельно выбирает место работы (например, работает из дома), то:

Рабочее место не считается стационарным в смысле ст. 11 НК РФ.

Компания не обязана регистрировать обособленное подразделение (Письмо Минфина РФ от 19.05.2020 № 03-02-07/1/41478, Письмо ФНС от 09.09.2021 № АБ-4-2/12830@).

В договоре четко прописано: «дистанционная работа», «место работы — по усмотрению работника».

Работодатель не контролирует где именно находится сотрудник.

Компания не арендует офис и не закупает оборудование для этого конкретного места.

Вариант 2. Разъездной характер работы (ст. 166 ТК РФ) — но для офисной работы обычно неприменим.

Вариант 3. Выполнение работ по договору ГПХ — но не нанимать сотрудников в штат.

Когда обязательно нужно регистрировать обособленное подразделение?

Если вы:

арендуете офис (договор аренды на имя компании);

закупаете офисную мебель, технику (закупка от имени компании);

организуете фиксированные рабочие места (стол, компьютер, стул — все стационарно);

сотрудники работают по графику (например, 5/2 с 9 до 18);

вы контролируете их присутствие на этом месте.

Тогда это — обособленное подразделение.

Обязанность: подать в налоговую инспекцию:

Уведомление о создании обособленного подразделения по форме № С-09-3-1 (утв. Приказом ФНС от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@) — в течение 1 месяца с момента создания стационарных рабочих мест (п. 4 ст. 83 НК РФ).

Встать на учет по месту нахождения подразделения.

Встать на учет в СФР (если есть сотрудники) — уведомление в СФР по форме (Приказ СФР от 10.11.2023 № 222).

Если подразделение не создано, но фактически созданы стационарные рабочие места — это нарушение.

Ответственность за нарушения

Налоговая ответственность:

Статья Нарушение Штраф

Ст. 116 НК РФ Ведение деятельности без постановки на учет в налоговом органе (т.е. не зарегистрировал обособленное подразделение) 10% от доходов, полученных за период работы без постановки на учет (но не менее 40 000 руб.)

Ст. 126 НК РФ Непредставление в срок сведений о создании обособленного подразделения (уведомление по форме С-09-3-1) 200 руб. за каждый непредставленный документ

Ст. 129.1 НК РФ Неправомерное непредставление сведений налоговому органу 5 000 руб.

Административная ответственность (ст. 15.3 КоАП РФ):

На должностных лиц — от 2 000 до 3 000 руб.

На юридическое лицо — от 10 000 до 30 000 руб.

Штрафы за неуплату налогов (если через подразделение не уплачивались налоги по месту его нахождения):

Ст. 122 НК РФ — 20% от суммы неуплаченного налога.

Ст. 199 УК РФ — при крупном размере неуплаты (свыше 15 млн руб.) — уголовная ответственность.

Трудовая ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):

Если с сотрудниками не заключен договор о дистанционной работе, а фактически они работают в другом городе — штраф до 50 000 руб. на юрлицо + предписание оформить обособленное подразделение.

Какие могут быть риски при неправильном оформлении?

ФНС может признать любую организованную деятельность (аренда + оборудование + фиксированное присутствие) — обособленным подразделением и доначислить налоги (НДФЛ, страховые взносы) по месту его нахождения с пенями.

Если сотрудник будет работать из арендованного офиса, но по договору удаленки — суды встают на сторону ФНС: «Оборудование рабочих мест за счет работодателя + аренда помещения = стационарное рабочее место» (Постановление АС СЗО от 21.11.2023 № Ф07-16792/23).

Если не уведомить СФР — возможны штрафы до 5 000 руб. по ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Как правильно поступить в вашей ситуации (рекомендации)

Вариант А (без обособленного подразделения — только удаленка):

Заключите договор аренды коворкинга не от имени компании, а от имени сотрудника (или сотрудник арендует место сам).

Офисное оборудование (ноутбуки и т.п.) можете выдать сотруднику, но оформите это как выдачу инвентаря для дистанционной работы (ст. 312.6 ТК РФ).

В трудовом договоре пропишите: «Дистанционная работа, место работы определяет работник самостоятельно» (ст. 312.1 ТК РФ).

Не устанавливайте фиксированный график присутствия (достаточно контроля по задачам).

Плюс: Нет обязанности регистрировать обособленное подразделение.

Минус: Сотрудник может отказаться приезжать на планерки (если требуете — это уже не удаленка).

Вариант Б (если нужен полноценный офис — обособленное подразделение):

Заключаете договор аренды на имя компании.

Закупаете мебель и технику от имени компании.

В течение 1 месяца подаете в ИФНС уведомление по форме С-09-3-1 (п. 4 ст. 83 НК РФ).

В течение 1 месяца уведомляете СФР (если есть сотрудники).

Платите НДФЛ и страховые взносы по месту нахождения подразделения.

Плюс: Полностью законно, можете контролировать сотрудников.

Минус: Дополнительная отчетность (в основном по сотрудникам).

Вариант В (если хотите смешанный подход):

Заключите с сотрудниками договоры о дистанционной работе, а аренду офиса оформляйте краткосрочно (до 1 месяца) или как «переговорную комнату» — но это чревато рисками при проверке.

С уважением Светлана Б

Здравствуйте, Мария!

Правовая резолюция

В вашей ситуации аренда офиса, закупка мебели, оргтехники и наём сотрудников в другом городе приводит к созданию обособленного подразделения (ОП), которое необходимо официально зарегистрировать в налоговом органе.

Обязанность регистрации ОП: Согласно п. 2 ст. 11 Налогового кодекса РФ, обособленное подразделение — это любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.

Срок для уведомления: В течение 30 дней с момента создания ОП необходимо направить в налоговый орган сообщение по форме С-09-3-1 (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Постановка на учёт: Организации с ОП обязаны встать на учёт в налоговом органе по месту нахождения каждого подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ). На это у налоговиков есть 5 рабочих дней (п. 4 ст. 83 НК РФ).

Ответственность за нарушение: За непостановку ОП на учёт или непредставление сведений о его создании предусмотрен штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Штраф по ст. 116 НК РФ за непостановку на учёт не применяется (п. 13 Приложения к Письму ФНС от 29.06.2017).

Удаленная работа как альтернатива?

Оформление сотрудников как дистанционных (удалённых) работников не требует регистрации обособленного подразделения, так как они не создают стационарных рабочих мест под контролем работодателя (ст. 312.1 ТК РФ, Письмо ФНС от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@). Однако такой подход имеет критические риски: если в ходе проверки будет установлено, что сотрудники фактически работали в арендованном офисе, налоговый орган обяжет зарегистрировать ОП, а организацию привлекут к ответственности.

Инструкция к действию

Подайте в ИФНС по месту нахождения головной компании сообщение по форме С-09-3-1 о создании обособленного подразделения в другом городе. Срок — 30 дней с момента оборудования стационарных рабочих мест.

После получения документов о постановке на учёт (в течение 5 рабочих дней) начните деятельность ОП.

Уплачивайте НДФЛ и страховые взносы за сотрудников ОП раздельно по месту нахождения подразделения.

Список документов

Сообщение о создании ОП по форме С-09-3-1.

Копии договора аренды офиса в другом городе.

Копии трудовых договоров с сотрудниками, нанятыми в ОП.

Приказ о создании обособленного подразделения.

Инстанции для обращения

1. ИФНС по месту нахождения головной компании - Подача сообщения С-09-3-1, постановка на учёт

2. ИФНС по месту нахождения ОП - Уплата НДФЛ и взносов, предоставление отчётности

3. Территориальный орган Росстата - Присвоение кодов статистики обособленному подразделению.

Здравствуйте.

Если в другом городе у компании есть постоянные рабочие места и там реально ведется деятельность, то, как правило, это уже обособленное подразделение, и его нужно поставить на налоговый учет по месту нахождения. Для такого вывода важны два признака: территориальная обособленность и наличие стационарного рабочего места более одного месяца.

Когда нужно ОП?

Обособленное подразделение возникает, если вне адреса головной компании есть помещение, где созданы рабочие места и сотрудники там фактически работают. Не имеет решающего значения, как это названо в документах; важны реальные условия деятельности.

Если компания арендует офис, ставит туда мебель, технику, организует рабочие места и нанимает сотрудников для работы именно там, это обычно ведет к созданию ОП.

Когда возможна удаленка?

Можно оформить сотрудников как дистанционных работников, если они выполняют работу вне места нахождения работодателя и не имеют постоянного рабочего места под контролем работодателя в другом городе. Удаленная работа оформляется трудовым договором или дополнительным соглашением, а место выполнения работы фиксируется в договоре.

Но если вы арендуете офис в другом городе, оборудуете его и сотрудники работают именно оттуда, назвать это просто удаленкой обычно не получится: фактическое наличие стационарных рабочих мест указывает на ОП.

Учет в налоговой:

Для обособленного подразделения организация должна сообщить в налоговый орган по месту нахождения организации в течение месяца со дня создания ОП; по данным ФНС, постановка на учет по месту нахождения ОП осуществляется на основании этого сообщения. Для некоторых случаев используется форма сообщения о создании ОП.

Если ОП находится на территории, подведомственной той же ИФНС, где компания уже стоит на учете по другому основанию, нюансы могут отличаться, но обязанность уведомления и корректного учета все равно сохраняется.

Ответственность

За ведение деятельности без постановки на учет возможен штраф по НК РФ: 10 процентов от доходов, полученных за время такой деятельности, но не менее 40 000 руб. За нарушение срока подачи заявления о постановке на учет также может наступать административная ответственность по КоАП.

За нарушения, допущенные в деятельности подразделения, могут отвечать сама организация и должностные лица; само обособленное подразделение не является отдельным субъектом ответственности.

Практический вывод:

Если в другом городе планируется именно офис/площадка с постоянными рабочими местами, арендой, мебелью, техникой и работниками на месте, безопаснее оформлять обособленное подразделение и ставить его на учет. Если же сотрудники реально работают из дома или из другого места без закрепленного офиса и стационарных рабочих мест, тогда можно оформлять дистанционную работу по ТК РФ.

Могу сразу подготовить для вас короткую схему: когда точно ОП, когда точно удаленка, и какие документы нужны в каждом варианте.

Здравствуйте.

Да, если в другом городе компания создаёт стационарные рабочие места и ведёт деятельность через помещение, отличное от юридического адреса, обычно возникает обособленное подразделение, о котором нужно сообщить в налоговый орган в течение месяца со дня его создания.

Когда нужно оформлять подразделение

Обособленное подразделение возникает, если у организации есть адрес вне места нахождения головной компании и там создано хотя бы одно стационарное рабочее место на срок более месяца.

Если компания арендует офис, ставит туда мебель, технику, и сотрудники реально работают именно оттуда, это обычно уже не просто “аренда помещения”, а признак обособленного подразделения.

Когда можно обойтись без него?

Оформление как обособленного подразделения обычно не требуется, если сотрудники работают дистанционно по трудовому договору, а рабочее место фактически находится у них вне офиса работодателя.

В трудовом договоре с дистанционным работником нужно прямо указать, что работа выполняется удаленно, и описать место работы как населённый пункт или регион, где человек фактически находится.

Но если вы арендуете офис в другом городе и используете его как постоянную площадку для сотрудников, налоговая, скорее всего, увидит именно стационарные рабочие места, а не дистанционную работу.

Практический вывод:

Если цель — полноценный офис, где сотрудники будут сидеть, пользоваться техникой, принимать документы и работать на месте, безопаснее оформлять обособленное подразделение и поставить его на учет.

Если цель — просто нанять людей в другом городе без офиса и без закрепленного рабочего места работодателя, тогда можно оформлять дистанционных работников.

Смешивать эти модели можно, но важно, чтобы фактическая организация работы соответствовала документам; иначе риск претензий у налоговой и инспекции труда возрастает.

Ответственность:

За ведение деятельности через подразделение без постановки на учет предусмотрен штраф по НК РФ: 10% от доходов, полученных за период такой деятельности, но не менее 40 000 рублей.

Кроме налогового штрафа, возможны доначисления, споры с налоговой по месту ведения деятельности и вопросы по документам, если фактическое место работы не соответствует оформленным трудовым отношениям.

Если вы оформите работников как дистанционных, но фактически создадите им офис с постоянными рабочими местами, это может быть расценено как неправильное оформление деятельности.

Что лучше сделать

Если нужен офис в другом городе, подготовить документы на аренду и зарегистрировать обособленное подразделение в налоговой.

Если нужен только персонал без офиса, заключать трудовые договоры о дистанционной работе.

Если планируется смешанный формат, заранее разнести: часть сотрудников — в обособленном подразделении, часть — дистанционно.

Могу сразу составить для вас схему оформления под ваш конкретный вариант: офис, склад, сервисная точка или полностью удаленная команда.

Добрый день, Мария.

Чтобы понять, в каких случаях у организации возникает обязанность зарегистрировать обособленное подразделение, обратимся к нормам законодательства. Но в гражданском и налоговом законодательстве содержится не однозначное толкование этого понятия.

Понятие «рабочее место» в Налоговом кодексе РФ отсутствует, однако из пункта 1 статьи 11 Налогового кодекса РФ следует, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства. В соответствии со статьей 209 Трудового кодекса РФ под рабочим понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

В этой ситуации суды рассматривают вопрос связи обособленного подразделения неоднозначно. Налоговые органы, конечно, склонны требовать создания обособленного подразделения. Но рабочее место может быть оборудовано в нежилом помещении, как я понимаю именно это Вы собираетесь сделать, но и дома у удаленного работника. И это уже разные объекты.