Как ответить на запрос кадровика о причинах больничных подчиненных?

Здравствуйте. Запрос кадровика незаконен. Причина временной нетрудоспособности (диагноз) составляет врачебную тайну (ст. 13 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в РФ») и не подлежит разглашению работодателю. Кадровая служба вправе знать только номер больничного листа, его период и факт выдачи, но не причину заболевания. Вы как линейный руководитель не обязаны собирать и передавать такие сведения, а если сделаете это, то нарушите законодательство о персональных данных и врачебной тайне, что может повлечь для вас административную (ст. 13.14 КоАП РФ) и даже уголовную (ст. 137 УК РФ) ответственность.

Как ответить кадровику: «В ответ на ваш запрос сообщаю, что причина временной нетрудоспособности является врачебной тайной и не может быть предоставлена работодателю. Я не уполномочен собирать такие сведения. Периоды больничных и номера листков известны вам. Иных данных у меня нет». Ответ направьте также письменно (по электронной почте), сохраните копию.

Здравствуйте! Запрос в части указания причин больничных лучше не исполнять в таком виде, поскольку сведения о состоянии здоровья и причине временной нетрудоспособности относятся к специальным категориям персональных данных, а работодатель не вправе запрашивать сведения о здоровье работника, кроме данных, относящихся к возможности выполнения трудовой функции по ст. 88 ТК РФ и ст. 10 Федерального закона № 152 ФЗ. Если вы передадите известные вам причины без законного основания или письменного согласия работников, возможны претензии по нарушению порядка обработки персональных данных, включая дисциплинарную ответственность по ст. 90 ТК РФ и административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ

Здравствуйте.

Причина временной нетрудоспособности, а также - диагноз составляют врачебную тайну согласно ст. 13 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» и не подлежит разглашению работодателю.

Кадровая служба вправе владеть информацией о номере больничного листа, его период и фактической выдачи, но не причину заболевания. Вы не обязаны собирать и передавать такие сведения.. Не нарушайте законодательство о персональных данных и врачебной тайне. Данные действия могут повлечь для Вас административную (ст. 13.14 КоАП РФ) и даже уголовную (ст. 137 УК РФ) ответственность. Откажите кадровой службе в ответ на запрос о запрашиваемых сведениях в отношении граждан (работников), сославшись на указанные выше нормы законов

Запрос кадровика содержит просьбу о разглашении врачебной тайны и является неправомерным, так как нарушает статью 88 Трудового кодекса РФ. Она прямо запрещает работодателю запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, кроме сведений, необходимых для решения вопроса о возможности выполнения трудовой функции .

Диагноз относится к медицинской тайне (ст. 13 Федерального закона № 323-ФЗ), и сотрудники не обязаны раскрывать его ни вам, ни кадровой службе. Ваша задача — обеспечить явку сотрудников на работу и учет их рабочего времени. Запрос причин болезни выходит за эти рамки.

Рекомендуемый ответ кадровику:

«Направляю информацию о периодах нетрудоспособности сотрудников. Причины временной нетрудоспособности в соответствии со ст. 88 ТК РФ запрашивать не вправе, т.к. это относится к персональным данным и врачебной тайне. Сотрудники не обязаны раскрывать диагноз работодателю».

Дополнительно: Если кадровик настаивает, попросите письменное обоснование необходимости этих данных, так как для начисления пособий по временной нетрудоспособности требуется только номер электронного листка нетрудоспособности, а не его причина.

Здравствуйте, уважаемый Евгений!

Главное правильно понимать суть запроса. А суть с точки зрения закона одна: оценка сведений о причинах нетрудоспособности работника, предполагаю, с целью уменьшения вредных факторов на производстве (холод, жара, воздействие химических и физических факторов и тп), а такде уменьшения травматизма на производстве.

Проще говоря, не нужно предоставлять диагнозы работников, а только общие сведения:нетрудоспособность в связи с заболеванием или травмой. Эта информация берется исключительно из листа нетрудоспособности. Код 01 - заболевание, код 02 - травма. Не более того. Иное - нарушение закона. И то э о должно быть обезличено (для статистики).

Сведения о причине нетрудоспособности — это часть данных о состоянии здоровья. По закону (в частности, согласно ст. 88 ТК РФ и разъяснениям Роструда) работодатель в общем случае не вправе запрашивать у сотрудника или у линейного руководителя детали о состоянии здоровья, если это не нужно для решения конкретного рабочего вопроса.

В вашей ситуации цель запроса (например, аналитика, выявление системных проблем со здоровьем в подразделении) сама по себе не даёт автоматического права на такие данные. Поэтому формально требование заполнить колонку с причинами может выходить за рамки законных полномочий работодателя в отношении персональных данных о здоровье.

Если вы откажетесь предоставить такую детализацию, дисциплинарной ответственности за сам факт отказа не будет — закон на вашей стороне. Однако на практике руководитель может воспринять это негативно: возникнут вопросы, почему данные не переданы, возможны трения в рабочих отношениях.

Я рекомендую не давать сразу категоричный отказ, а перевести разговор в конструктивное русло. Вот примерный шаблон ответа:

«Я понимаю задачу, но хочу обратить внимание: информация о причине нетрудоспособности относится к сведениям о состоянии здоровья. По закону работодатель вправе обрабатывать такие данные только в случаях, прямо предусмотренных законом, например, когда нужно оценить возможность сотрудника выполнять трудовую функцию. Для общей аналитики подразделения такого основания нет.

Если у кадровой службы есть конкретная рабочая задача (например, проверить, не было ли нарушений при оформлении больничных, или выявить случаи, когда сотруднику нужна адаптация/пересмотр нагрузки), пожалуйста, сформулируйте её — я с радостью помогу решить вопрос в правовом поле. В этом случае я смогу предоставить только те сведения, которые непосредственно связаны с этой задачей».

Такой ответ показывает вашу готовность к диалогу, но одновременно защищает от избыточного сбора персональных данных.

## Дополнительный совет

Имеет смысл обсудить этот вопрос с вашим непосредственным руководителем или юристом компании. Возможно, в организации есть внутренний регламент по работе с персональными данными, который прояснит ситуацию.

В итоге: закон на вашей стороне, но открытый диалог поможет избежать недопонимания и найти решение, которое устроит всех и не нарушит нормы права.

Здравствуйте!

Юридическая оценка

Суть в том, что сведения о причине нетрудоспособности — это часть данных о состоянии здоровья. По закону (в частности, исходя из норм ФЗ «О персональных данных» и ст. 88 ТК РФ) работодатель в целом не вправе запрашивать у подчинённых или их руководителей детали о здоровье, если это не связано напрямую с возможностью выполнять конкретную трудовую функцию.

В вашем случае цель запроса (составить внутреннюю сводку для кадров) не подпадает под исключение. Кадровикам такие детали для учёта самого факта больничного обычно не нужны — для назначения пособия фонд работает с кодом из листка, а не с расшифровкой от руководителя. Поэтому формально требование заполнить колонку с причиной может выходить за рамки законных полномочий работодателя.

Какие могут быть последствия?

Если вы откажетесь предоставить такую информацию, дисциплинарной ответственности за сам отказ не будет — закон на вашей стороне. Но на практике возможны косвенные последствия: кадровик может начать задавать вопросы, выражать недовольство, а в перспективе это иногда влияет на оценку работы руководителя в целом. Поэтому лучше не рубить с плеча, а дать взвешенный ответ.

Как лучше ответить?

Я рекомендую такой подход:

Сначала поблагодарите за запрос — это сохранит конструктивный тон.

Затем мягко обозначьте позицию. Например: «Я понимаю задачу, но хочу обратить внимание: по закону работодатель не вправе запрашивать у руководителей детали о причинах нетрудоспособности подчинённых, если это не влияет на их возможность выполнять трудовые функции. Для целей учёта больничных и взаимодействия с СФР достаточно кодов из листков нетрудоспособности, которые уже есть в системе».

Предложите альтернативу. Если у кадровика есть конкретная рабочая задача (например, нужно проанализировать частоту больничных по отделам без раскрытия диагнозов), скажите об этом. Можно предложить передать в кадры сводку в обезличенном виде: «У сотрудника А — 2 больничных, у сотрудника Б — 1», без указания диагноза.

Если есть внутренний регламент, который регулирует обмен такой информацией, сошлитесь на него.

Такой ответ покажет, что вы в курсе правовых норм, но при этом остаётесь открытым к решению реальной задачи.

Ещё один нюанс

Иногда за таким запросом стоит реальная потребность — например, нужно проверить, нет ли систематических проблем (частые больничные по одним и тем же причинам, которые могут указывать на условия труда). В этом случае имеет смысл обсудить с кадровиком: возможно, достаточно других метрик (количество случаев, общая длительность), а не самих диагнозов.

В общем, не игнорируйте запрос, но и не идите на поводу, если требование выходит за правовые рамки. Открытый диалог здесь — лучший вариант.

Выбирайте сами лучший ответ!

Запрос кадровика о причинах больничных листов ваших подчинённых незаконен и нарушает сразу несколько норм российского законодательства. Предоставление запрашиваемых сведений может повлечь за собой юридическую ответственность для вас и вашей организации.

1. Нарушение законодательства о персональных данных

Сведения о факте и причинах временной нетрудоспособности относятся к биометрическим персональным данным и данным о состоянии здоровья, охраняемым законом.

В силу ч. 7 ст. 88 Трудового кодекса РФ при передаче персональных данных работника работодатель не может запрашивать информацию о состоянии здоровья (за исключением сведений, относящихся к возможности выполнения работником трудовой функции).

Кроме того, подп. 4 ч. 1 ст. 86 ТК РФ запрещает работодателю получать и обрабатывать персональные данные работника о его частной жизни без его письменного согласия.

2. Нарушение врачебной тайны

Причина нетрудоспособности (диагноз, характер заболевания) — это врачебная тайна. В соответствии со ст. 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» разглашение таких сведений без согласия гражданина не допускается. В листке нетрудоспособности в целях соблюдения врачебной тайны указывается лишь общая причина (заболевание, травма и т.п.), но не конкретный диагноз.

Разглашение этих сведений может повлечь административную ответственность по ст. 13.14 КоАП РФ и даже уголовную ответственность по ст. 137 УК РФ.

3. Отсутствие законного основания для запроса

Кадровик не является лицом, уполномоченным запрашивать такие сведения. Даже сам работодатель вправе получить информацию о состоянии здоровья работника только в объёме, необходимом для решения вопроса о возможности выполнения трудовой функции, и только с письменного согласия работника.

Запрос в такой формулировке (особенно с перечнем Ф.И.О. в Excel) создаёт угрозу массового разглашения охраняемых сведений.

Последствия для вас

Как линейный руководитель, вы можете быть привлечены к ответственности как лицо, разгласившее персональные данные и врачебную тайну, если предоставите запрашиваемую информацию:

Дисциплинарная ответственность (вплоть до увольнения) за разглашение охраняемой законом тайны, ставшей известной вам по работе (п. «в» ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Административная ответственность по ст. 13.14 КоАП РФ за разглашение информации с ограниченным доступом.

Гражданско-правовая ответственность — каждый из работников вправе потребовать компенсации морального вреда за разглашение сведений о его здоровье (ст. 151, 152.2 ГК РФ).

Как правильно ответить кадровику

Рекомендую направить официальный письменный ответ в следующем ключе:

---

На Ваш запрос от [дата] № [номер] о предоставлении сведений о причинах временной нетрудоспособности моих подчинённых сообщаю следующее.

Запрашиваемая информация относится к персональным данным работников и сведениям, составляющим врачебную тайну. В соответствии с ч. 7 ст. 88 Трудового кодекса РФ, работодатель не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья работника. Согласно ст. 13 Федерального закона № 323-ФЗ, разглашение таких сведений без согласия работников не допускается.

В связи с изложенным предоставить запрашиваемые сведения не представляется возможным. Для целей кадрового учёта и расчёта пособий достаточно информации, содержащейся в листках нетрудоспособности (период, код причины), которые работники сдали в установленном порядке.

---

Главное: ни в коем случае не передавайте список с диагнозами или развёрнутыми причинами. Если кадровику нужны коды причин из больничных листов (например, «01» — заболевание, «02» — травма), эта информация уже есть в самих листках нетрудоспособности, и запрашивать её у вас не требуется. Предоставлять же словесное описание («грипп», «перелом» и т.п.) — незаконно и опасно для вас.

С уважением Светлана Б

Здравствуйте, Евгений!

Постараюсь ответить на Ваш вопрос максимально понятно.

Сам по себе запрос не незаконен, но есть важные нюансы. Работодатель вправе интересоваться причинами отсутствия подчинённых — это нужно для учёта рабочего времени, планирования задач и иногда для проверки, нет ли нарушений (например, сотрудник работал в период больничного). Однако ключевое ограничение касается персональных данных о здоровье.

Согласно ч. 7 ст. 88 ТК РФ, при передаче персональных данных работника работодатель не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья, за исключением тех сведений, которые непосредственно относятся к возможности выполнять трудовую функцию. То есть вы можете сообщить, например, что сотрудник был на больничном из-за травмы, которая не позволяет выполнять конкретные рабочие задачи (подъём тяжестей, работа за компьютером), но не обязаны раскрывать медицинский диагноз или детали заболевания.

Суды это подтверждают. В Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 20.03.2024 № 88-5727/2024 указано: если информация запрашивается ограниченному кругу лиц для установления правомерности причин отсутствия на работе, а работник ранее дал согласие на обработку таких данных (в том числе сведений о временной нетрудоспособности), то действия работодателя правомерны.

Какие могут быть последствия?

Если вы раскроете детали, выходящие за рамки «влияет ли это на работу», и передадите сведения дальше (например, коллегам без необходимости), это может стать основанием для жалобы сотрудника на нарушение конфиденциальности.

С другой стороны, если вы вообще откажетесь отвечать, руководитель может счесть это саботажем. Задача — найти баланс: дать достаточно информации для рабочих нужд, но не нарушить закон о персданных.

Как лучше ответить кадровику?

«Понимаю задачу — нужно закрыть табель и спланировать работу. Я подтвердил(а) факт отсутствия сотрудников по болезни, но по закону (ч. 7 ст. 88 ТК РФ) могу сообщить только то, что напрямую влияет на возможность выполнять трудовые функции. Например: „Иванов И.И. был на больничном по уходу за ребёнком — эта причина не мешает распределению его текущих задач“ или „Петров П.П. получил травму, которая временно исключает работу с тяжёлым оборудованием“. Детали диагноза передавать не буду — это превышение полномочий и нарушение конфиденциальности. Если для распределения нагрузки достаточно факта отсутствия и общей причины (болезнь, уход), этого хватит для учёта».

Или, если ситуация конкретная:

«Для целей учёта рабочего времени и распределения задач достаточно факта больничного. Детали медицинских показаний я не передаю — это выходит за рамки необходимости для трудовой функции согласно ТК РФ. Предлагаю сфокусироваться на том, как закрыть задачи отсутствующего сотрудника».

Вот такая ситуация. Желаю Вам удачи и только удачи!

Здравствуйте!

Cмотрите, формально Вы не обязаны раскрывать диагнозы подчинённых, основная причина это врачебная тайна, Вы не можете физически выполнить требования сотрудника ОК, да и в принципе не обязаны, это не Ваш руководитель.

Согласно ч. 2 ст. 13 ФЗ № 323, сведения о факте обращения за медпомощью, состоянии здоровья и диагнозе составляют врачебную тайну. Разглашение таких сведений лицами, которым они стали известны при исполнении трудовых обязанностей, не допускается.

Для работодателя достаточно выписки из система учета больничных листов персонала, но без указания диагнозов.

Нормы ст. 88 ТК РФ прямо запрещают работодателю запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех случаев, когда такие сведения напрямую связаны с возможностью выполнять трудовую функцию. Просто «для отчётности» или чтобы оценить нагрузку, такого основания нет.

Какие могут быть последствия?

Если Вы начнёте собирать и передавать диагнозы без письменного согласия самих сотрудников, это создаст риск конфликта.

Работники вправе обратиться с жалобой в государственную инспекцию труда или в суд, указав на нарушение их права на защиту персональных данных и врачебной тайны.

Для организации это чревато проверками и административной ответственностью.

Как лучше ответить в Отдел кадров?

Примерный вариант ответа:

«Добрый день!

Понимаю задачу, но вынуждена отказать в предоставлении диагнозов. Согласно ч. 1 ст. 13 Федерального закона № 323-ФЗ, сведения о состоянии здоровья и диагнозе составляют врачебную тайну, и их разглашение без письменного согласия работника не допускается. Кроме того, ст. 88 ТК РФ ограничивает запрос такой информации случаями, когда она непосредственно связана с возможностью выполнять трудовую функцию.

Если цель запроса, планирование нагрузки или анализ статистики, предлагаю обсудить иной формат. Я могу предоставить сводные данные: количество случаев временной нетрудоспособности, общую длительность больничных, но без указания медицинских деталей. Такой подход позволит решить рабочую задачу, не нарушая закон и права сотрудников.

Буду благодарна, если подтвердите, подходит ли такой вариант, так мы сможем оперативно закрыть вопрос».

Такой ответ демонстрирует знание норм права, одновременно предлагая конструктивное решение и главное без нарушения закона.

Рекомендация: если кадровик продолжит настаивать, имеет смысл зафиксировать разговор (например, сохранить скриншот переписки) и обсудить ситуацию с юристом компании, чтобы обозначить позицию организации и избежать рисков.

Правовое обоснование: ст. 88 ТК РФ, ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»

Информация о состоянии здоровья относится к специальным категориям персональных данных, обработка которых требует отдельного письменного согласия работника. Для того, чтобы Вы имели полное право собирать информацию, касающуюся состояния здоровья других работников, и передавать ее специалисту по кадрам, необходимо выполнение следующих условий:

- наличие письменных согласий работников на получение Вами от них информации, касающейся причин временной нетрудоспособности;

- в Перечне должностей, допущенных к обработке персональных данных, являющемся, как правило, приложением к Положению о персональных данных, должна быть указана Ваша должность, виды и категории персональных данных работников, к которым Вы допущены;

- в Вашей должностной инструкции должна быть указана в качестве трудовой обязанности обработка персональных данных с указанием их видов и категорий;

- если нет должностной инструкции, то в Вашем трудовой договоре должна быть закреплена должностная обязанность по обработке персональных данных с указанием их видов и категории.

Со всеми вышеперечисленными документами Вы должны быть ознакомлены под личную подпись.

В случае осуществления Вами обработки персональных данных (по указанию специалиста по кадрам) при отсутствии вышеперечисленных документов формально образуется состав административного правонарушения, ответственность, за которое предусмотрена ст. 13.11 КоАП РФ (части 1 и 2), в виде штрафа, как должностного лица, за обработку персональных данных без законных оснований - в размере от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей, за обработку персональных данных без письменного согласия - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей.

Добрый день! Запрос специалиста по кадрам является незаконным и нарушает нормы российского законодательства о персональных данных и охране здоровья граждан.

Информация о диагнозе и причинах заболевания относится к врачебной тайне в соответствии со статьей 13 Федерального закона № 323-ФЗ. Работодатель не имеет права требовать от сотрудника или его руководителя раскрытия этих сведений. Перечень документов, которые работник предоставляет при приёме на работу и в процессе трудовой деятельности, строго ограничен Трудовым кодексом Российской Федерации, и сбор данных о конкретных заболеваниях там отсутствует.

Согласно статье 88 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель не может запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех данных, которые напрямую связаны с его способностью выполнять трудовые обязанности. Также в силу Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» сведения о состоянии здоровья составляют специальную категорию персональных данных, обработка которых без письменного согласия самих работников запрещена.

Если вы заполните файл и укажете причины болезней, вас могут ожидать серьезные последствия. В случае жалобы сотрудников в Роскомнадзор, прокуратуру или государственную инспекцию труда вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности за нарушение правил работы с персональными данными. Кроме того, статья 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает крупные штрафы для должностных лиц за незаконную обработку персональных данных.

В электронной форме кадровику лучше ответить вежливым отказом со ссылкой на закон. Вы можете написать, что в соответствии со статьей 13 Федерального закона № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» и статьей 88 Трудового кодекса РФ информация о причинах нетрудоспособности относится к врачебной тайне и персональным данным сотрудников, поэтому вы не имеете правовых оснований для сбора и предоставления таких сведений.

Здравствуйте,

Запрос кадровика незаконен.

Причина временной нетрудоспособности (диагноз) составляет врачебную тайну (ст. 13 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в РФ») и не подлежит разглашению работодателю.

Кадровая служба вправе знать только номер больничного листа, его период и факт выдачи, но не причину заболевания. Запрос в части указания причин больничных лучше не исполнять в таком виде, поскольку сведения о состоянии здоровья и причине временной нетрудоспособности относятся к специальным категориям персональных данных, а работодатель не вправе запрашивать сведения о здоровье работника, кроме данных, относящихся к возможности выполнения трудовой функции по ст. 88 ТК РФ и ст. 10 Федерального закона № 152 ФЗ.

Вы как линейный руководитель не обязаны собирать и передавать такие сведения, а если сделаете это, то нарушите законодательство о персональных данных и врачебной тайне, что может повлечь для вас административную (ст. 13.14 КоАП РФ) и даже уголовную (ст. 137 УК РФ) ответственность.

Можете отправить такой ответ кадровику:

«Направляю информацию о периодах нетрудоспособности сотрудников. Причины временной нетрудоспособности в соответствии со ст. 88 ТК РФ запрашивать не вправе, т.к. это относится к персональным данным и врачебной тайне. Сотрудники не обязаны раскрывать диагноз работодателю».

Здравствуйте !

В Вашем случае, запрос кадровика о предоставлении причин временной нетрудоспособности (диагнозов) ваших подчинённых является незаконным. В соответствии с Федеральным законом «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (ст. 13) сведения о факте обращения за мед. помощью, диагнозе и иные данные, полученные при лечении, составляют врачебную тайну.

Разглашение такой информации без согласия работника (за исключением узких случаев, не применимых здесь) запрещено.

Таким образом, с юридической точки зрения, если вы разгласите диагнозы подчинённых, вас могут привлечь к Дисциплинарной ответственности (замечание, выговор, увольнение) за нарушение трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — разглашение охраняемой тайны).

Административной ответственности** по ст. 13.14 КоАП РФ (штраф для должностных лиц до 5000 руб.) за разглашение информации ограниченного доступа.

Рад был помочь !

Здравствуйте, Евгений!

Причина больничных дней, отсутствие на работе - это болезненное состояние работника, подтвержденное "больничным" - листком нетрудоспособности.

Запрос кадровика о предоставлении причин временной нетрудоспособности (диагнозов) ваших подчинённых является незаконным. В соответствии со ст. 13 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» сведения о факте обращения за медицинской помощью, диагнозе и иные данные, полученные при лечении, составляют врачебную тайну. Разглашение такой информации без согласия работника запрещено.

Также Федеральный закон «О персональных данных» ст. 6, 10 относит данные о здоровье к специальным категориям, обработка которых допускается только с письменного согласия субъекта. Работодатель может запрашивать листок нетрудоспособности для учёта отсутствия, но не обязан знать причину (диагноз). Кадровик имеет право знать только сам факт заболевания и период нетрудоспособности.

Вас как линейного руководителя могут привлечь к дисциплинарной ответственности (замечание, выговор, увольнение) за нарушение трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — разглашение охраняемой тайны).

Также в административной ответственности по ст. 13.14 КоАП РФ (штраф для должностных лиц до 5000 руб.) за разглашение информации ограниченного доступа.

Работник может взыскать компенсацию морального вреда за нарушение врачебной тайны.

Направьте письменный ответ (по электронной почте или служебной запиской) примерно следующего содержания, что сведения о диагнозе и иные данные, составляющие врачебную тайну, не могут быть разглашены без согласия работников., что Вы не вправе их получать и передавать. Работником предоставлен листок нетрудоспособности, это подтверждение отсутствия на работе по уважительной причине.

Здравствуйте.

Запрос кадровой службы о причинах больничных затрагивает специальные категории персональных данных и сведения, составляющие врачебную тайну, — поэтому его правомерность подлежит оценке.

Юридическая оценка. По общему правилу работодатель не вправе запрашивать у руководителя детали о состоянии здоровья подчинённых — сведения о диагнозе и причинах нетрудоспособности относятся к врачебной тайне (ст. 13 ФЗ № 323-ФЗ).

В п.1 ст.13 указанного закона предусмотрено, что сведения о факте обращения за медпомощью, состоянии здоровья и диагнозе составляют врачебную тайну. П.2 запрещает разглашение таких сведений лицам, которым они стали известны при исполнении трудовых обязанностей (к которым относится и руководитель). То есть по закону вы не вправе передавать кадровику детали диагнозов — это защита персональных данных сотрудника на уровне федерального закона о здравоохранении.

Однако есть исключение: Это ст.88 ТК РФ. Эта норма регулирует работу с персональными данными работников в трудовых отношениях. Согласно ч. 7 ст.88 ТК РФ работодатель не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья сотрудника, за исключением тех сведений, которые непосредственно связаны с возможностью выполнять конкретную трудовую функцию.

Например, если работа связана с вредными условиями, высотой, управлением транспортом или контактом с детьми — тогда имеет смысл проверить, нет ли медицинских противопоказаний. Но если цель запроса — просто «собрать статистику» по больничным, такой запрос выходит за рамки закона.

В силу требований Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» сведения о здоровье относятся к специальным категориям персональных данных, обработка которых строго ограничена. Закон требует, чтобы обработка (в том числе передача) осуществлялась только с согласия субъекта данных или при наличии иного законного основания. В контексте вашего случая законного основания для передачи диагнозов руководителю, как правило, нет.

Какие могут быть последствия? Если вы передадите детализированные медицинские причины (диагнозы), а потом эти сведения станут доступны широкому кругу лиц в компании или будут использованы не по назначению (например, для дискриминации), возникает риск нарушения врачебной тайны. Для сотрудника это может обернуться моральным вредом, а для компании и ответственных лиц — претензиями со стороны Роскомнадзора (нарушение ФЗ № 152-ФЗ о персональных данных) или исками.

Как лучше ответить кадровику?

Сначала уточните цель. Напишите примерно так: «Понимаю задачу. Подскажите, пожалуйста, с какой целью нужна эта информация? Есть ли конкретные рабочие риски (например, по условиям труда), которые требуют проверки противопоказаний?» Это поможет понять, есть ли законное основание.

Если основание есть (подтверждённые риски для трудовой функции) — предоставьте информацию, но в максимально обезличенном виде. Например, не «Иванов болел ОРВИ», а «У сотрудника выявлено заболевание, которое согласно приказу Минздрава №... является противопоказанием для работы с пищевыми продуктами/на высоте».

Если цели нет — вежливо откажетесь, сославшись на защиту персональных данных и врачебную тайну. Например: «Я не могу предоставить детали диагнозов — это врачебная тайна. Но если для вашей задачи достаточно факта наличия/отсутствия противопоказаний для конкретных видов работ, давайте решим этот вопрос индивидуально с каждым сотрудником после его выхода из больничного».

Вот пример ответа:

«Я не могу предоставить детали диагнозов сотрудников. Согласно ст.13 Федерального закона № 323-ФЗ, сведения о состоянии здоровья составляют врачебную тайну, и я не вправе её разглашать. Кроме того, ст.88 ТК РФ ограничивает право работодателя запрашивать такую информацию, это допустимо только если данные напрямую связаны с возможностью выполнять трудовую функцию. Если для вашей задачи есть конкретный рабочий риск (например, нужно проверить противопоказания для определённого вида работ), давайте обсудим это индивидуально с каждым сотрудником после его выхода из больничного — я помогу организовать такую проверку».

Предложите альтернативу. Часто кадровикам нужны данные для отчётности или анализа нагрузки. Предложите альтернативу: «Могу предоставить сводку по количеству дней нетрудоспособности по подразделениям без указания диагнозов» или помочь с другим параметром, который не раскрывает здоровье.

Главное — сохранять баланс: с одной стороны, не блокировать рабочие процессы, с другой — не нарушать закон о защите персональных данных и врачебной тайны.

Таким образом, запрос о причинах больничных подчинённых затрагивает сведения, отнесённые законом к врачебной тайне и специальным категориям персональных данных, поэтому его исполнение допустимо лишь при наличии прямо предусмотренных законом оснований; правомерность требования подлежит оценке через призму ст. 13 ФЗ № 323‑ФЗ, ст. 88 ТК РФ и ФЗ № 152‑ФЗ.

С уважением.

Здравствуйте, Евгений!

_______

Запрос кадровика в части Ф.И.О., периода временной нетрудоспособности и иных кадрово-учетных данных сам по себе может быть законным, если эти сведения нужны работодателю для учета рабочего времени, оформления отсутствия, расчета пособия, ведения кадровых документов. Но требование указать именно «причины больничных» Ваших подчиненных юридически проблемно.

Сведения о причине временной нетрудоспособности относятся к информации о состоянии здоровья работника. Это персональные данные специальной категории. Их обработка по общему правилу запрещена, кроме прямо предусмотренных законом случаев. Это следует из ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Работодатель вправе обрабатывать данные о здоровье работника только в объеме, необходимом для исполнения трудового законодательства и иных обязательных требований, но не произвольно и не через линейного руководителя по внутреннему запросу «указать причину».

Кроме того, по ст. 86 Трудового кодекса РФ работодатель обязан получать и обрабатывать персональные данные работника только в целях, связанных с трудовыми отношениями, и в объеме, необходимом для этих целей. Работодатель не вправе требовать избыточные сведения. По ст. 88 ТК РФ передача персональных данных внутри организации допускается только в соответствии с локальным актом работодателя, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись, и только тем лицам, которым эти данные необходимы для выполнения трудовых обязанностей.

В электронном листке нетрудоспособности причина нетрудоспособности отражается кодом, а не подробным диагнозом. Доступ к таким сведениям и их использование должны быть ограничены. Линейный руководитель, как правило, не является лицом, которое должно собирать, уточнять или передавать кадровой службе медицинские причины отсутствия подчиненных. Если работник сам устно сказал Вам, чем болел, это не означает, что Вы вправе внести эти сведения в таблицу и направить кадровику. Такое действие может быть признано неправомерной передачей персональных данных.

Последствия теоретически возможны как для работодателя, так и для должностных лиц, участвующих в незаконной обработке персональных данных.

Ответственность предусмотрена ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства о персональных данных. Также возможны внутренние дисциплинарные претензии, если Вы передадите сведения без правового основания либо вопреки установленному порядку. Поэтому безопасная позиция: не указывать медицинские причины, диагнозы, обстоятельства заболевания и любые сведения о здоровье работников, если у Вас нет письменного распоряжения работодателя, законного основания, локального акта и подтверждения, что именно Вы уполномочены на такую обработку.

Оптимальный ответ кадровику можно дать так:

«В ответ на Ваш запрос сообщаю, что могу подтвердить только сведения, относящиеся к учету отсутствия работников: Ф.И.О., период временной нетрудоспособности и факт отсутствия на рабочем месте. Сведения о причинах временной нетрудоспособности относятся к персональным данным специальной категории, связанным с состоянием здоровья, и обрабатываются с учетом ограничений ст. 10 Федерального закона № 152-ФЗ “О персональных данных”, а также ст. 86 и 88 ТК РФ. В связи с этим не считаю возможным заполнять графу о причинах больничных без указания правового основания, локального акта работодателя и подтверждения моих полномочий на обработку и передачу таких сведений. При необходимости прошу направить официальный запрос с указанием нормы закона, цели обработки, состава запрашиваемых данных и порядка их передачи»

Таблицу можно заполнить формально: указать Ф.И.О., период больничного, статус «временная нетрудоспособность», «листок нетрудоспособности представлен/оформлен», без диагноза и без конкретной причины. Это юридически более корректно и снижает риск нарушения 152-ФЗ.

С уважением.