И правда ли что при отсутствии трудового договора организация не может списывать зарплату на затраты?

В соответствии со ст. 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Кроме того, Трудовым Кодексом в ст. 68 определено, что сам прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

Таким образом, ознакомление работника с коллективным договором не освобождает организацию от оформления индивидуального трудового договора.

Согласно ст. 57 ТК РФ, условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются существенными условиями трудового договора и должны быть в нем указаны. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Таким образом, отсутствие надлежащим образом оформленного письменного трудового договора при фактическом допуске работника к работе не означает, что он не заключен (ч.2 ст.67 ТК РФ), поэтому этот факт не препятствует включению начислений в состав затрат в целях налогообложения, хотя и может осложнить их обоснование в ряде случаев.

Дело в том, что в соответствии с ч.1 ст.255 НК РФ, в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Как видите, Налоговый Кодекс упоминает трудовые договора, а не исключительно их письменные формы в качестве одного из оснований признания начислений в качестве оплаты труда. Другими основаниями признания начислений названы нормы законодательства и коллективные договоры.

Следует обратить внимание, что кадровые приказы об установлении или изменений условий оплаты труда прямо не упоминаются в Налоговом Кодексе. Однако, это не означает, что признание начислений работникам в качестве оплаты труда не может устанавливаться на основании таких приказов.

Трудовой договор может содержать отсылочные пункты. Например, положение о том, что условия премирования работника определяются Положением о премировании. Указанное положение может содержаться в коллективном договоре, а может утверждаться приказом руководителя организации. В последнем случае начисленные премии можно включить в состав затрат на оплату труда и тогда, когда содержание приказа не продублировано в тексте трудовых договоров или приложений к ним. Факт соглашения сторон можно удостоверить подписью работника под текстом приказа. В организациях с большим числом работников этот способ едва ли не единственно возможный (размножать Положения о премировании и прикладывать его к тексту каждого договора дело накладное и хлопотное).

Оптимальным представляется следующий подход: общие условия оплаты труда фиксировать в приказах, а факт ознакомления и согласия с приказом фиксировать в трудовом договоре (на обороте или дополнительных листах к нему). Индивидуальные условия оплаты труда можно отражать в тексте договоров. Например, в печатной форме договора можно заранее предусмотреть таблицу изменения размера оклада и надбавок к нему по датам их введения. В соответствующих колонках этой таблицы будет и подпись работодателя, и подпись работника, и для справки- номер и дата приказа, которым зафиксировано соглашение сторон об изменении условий договора.