Как правильно принять дела от прежнего председателя ТСН?

Составьте акт приема-передачи дел, проведите ревизию и инвентаризацию, обеспечьте сохранность документов. Это защитит новое руководство от претензий и поможет восстановить порядок в управлении.

По акту со всеми имеющимися документы.

И фиксацией тех документов, которые отсутствуют.

Аудиторскую проверку вы можете недели две проводить.

Так что её лучше делать уже после приёмки имеющихся и отсутствующих документов.

Поздравляю с новой должностью! Принимать дела — дело ответственное, но давайте разберемся по порядку, ничего сложного тут нет.

📝 Что нужно сделать в первую очередь?

· Оформите полномочия: Убедитесь, что ваше избрание законно (протокол общего собрания есть). Подайте заявление об изменении сведений в ЕГРЮЛ (форма Р13014) в налоговую в течение 7 рабочих дней. Без этого вы не будете легитимным руководителем для банков и контрагентов.

· Отзовите старые доверенности: У бывшего председателя и бухгалтера могли остаться доверенности на право подписи. Их нужно обязательно отменить, письменно уведомив контрагентов и банки.

· Переоформите банковские доступы: Смените ключи доступа к системе «Банк-Клиент» и переделайте банковскую карточку с образцами подписей, чтобы бывший председатель не мог снять деньги.

📂 Что принимать (список дел)

Все должно передаваться по Акту приема-передачи, который подписываете вы и старый председатель. Вот что должно быть в акте:

· Учредительные документы: Устав ТСН, ИНН, ОГРН, выписка из ЕГРЮЛ, все протоколы общих собраний и заседаний правления.

· Финансовые документы: Бухгалтерская отчетность, договоры с поставщиками, акты сверок, документы о дебиторской и кредиторской задолженности.

· Техническая документация: Вся документация на дом (техпаспорт, схемы) согласно Правилам № 491.

· Кадровые документы: Трудовые договоры с сотрудниками ТСН (дворник, бухгалтер).

· Материальные ценности: Печать ТСН, ключи от подсобных помещений и электронных замков.

🔍 Нужна ли аудиторская проверка?

Закон этого не требует. Но настоятельно рекомендую провести ревизию (силами вашей ревизионной комиссии) или аудит (приглашенной фирмой).

Это в ваших интересах: акт ревизии, подписанный комиссией, станет доказательством того, что вы приняли дела в том состоянии, в котором они есть. Если обнаружатся нарушения, вы не будете за них отвечать, а у вас будет основание обратиться в прокуратуру или суд.

⚠️ А если старый председатель не передает дела?

К сожалению, такое бывает часто. Действуйте так:

1. Направьте официальное требование: Отправьте заказное письмо с уведомлением, где подробно перечислите, какие документы и в какой срок он должен передать.

2. Составьте акт: В присутствии членов правления и ревизионной комиссии составьте акт об отсутствии документов, зафиксировав, что дела вам не переданы.

3. Обратитесь в суд: Если бывший председатель игнорирует требования, подавайте иск об истребовании имущества из чужого незаконного владения. Суды в таких случаях обычно встают на сторону ТСН. Главный ваш инструмент сейчас — Акт приема-передачи и, по возможности, акт ревизии. Не торопитесь, проверяйте каждый документ. Удачи вам на новом посту! Если остались вопросы, спрашивайте.

все делайте по решению общего собрания, если приняли провести аудиторскую проверку, то проводите, составьте акт приема-передачи реально тех документов которые принимаете

После избрания зарегистрируйте изменения в ЕГРЮЛ (протокол общего собрания + заявление в ФНС).

Оформите акт приёма-передачи дел: устав, протоколы собраний и правления, бухгалтерские документы и отчётность (не менее чем за 5 лет), договоры, реестр членов, техническую документацию на общее имущество, печати, ключи, доступы к счетам и ГИС ЖКХ.

Проверьте наличие всех документов и состояние имущества.

Аудиторская проверка законом не обязательна, но при 110 членах крайне желательна — её можно провести по решению общего собрания для фиксации финансового состояния на момент передачи. Если бывший председатель отказывается передавать документы, новый вправе потребовать их через суд.

Основной документ, который должен быть оформлен, — акт приема-передачи дел. В него включаются:

- устав и все изменения к нему;

- протоколы общих собраний и заседаний правления;

- финансовая документация (отчеты, бухгалтерские документы, кассовые книги, банковские выписки);

- договоры и соглашения;

- ключи от помещений, печать, электронные носители и коды доступа;

- сведения о работниках и расчетах с ними;

- информация о задолженностях и обязательствах.